Нормално е компаниите да поемат пътните разходи на своите служители за посещения на семинари, изложения или преговори. Въпреки това има няколко категории разходи, които бизнесът не бива да покрива. И в случая не говорим за коктейлите в бара на хотела.

Тези пътни разноски не служат за угаждане на служителите. Те се дължат предимно на факта, че бизнес пътуванията изостават значително от индивидуалните такива по отношения на гъвкавостта на разходите, видимостта им и др.

Ето и кои са трите вида разходи, които трябва да избягвате

Резервации извън корпоративната ви политика

Въпреки че е възможно да има много ползи от пътуванията, които не се организират от специализирана туристическа агенция, а от вътрешния мениджмът на компанията, има един очевиден недостатък - служители, които пренебрегват корпоративната политика за пътуване.

Например, ако тя изисква служителите ви да изберат полети с прикачване, заради по-ниската цена и при това да пристигнат навреме, те могат – съзнателно или не, да предпочетат по-удобните директни полети. Това е валидно, особено ако служителите не са наясно с политиката на компанията.

Основната причина да се стига до подобни хитрости е факта, че служителите търсят перфектния маршрут за конкретната си командировка – хотелът, който е най-близо до мястото за срещи, или най-удобният съобразно графика им полет.

В това отношение бизнес пътниците и пътуващите за удоволствие не се различават в търсенията си.

Пътуващите по работа искат удобство, детайлна информация, както и достъп до опциите за полета си. Всичко това е напълно възможно и в рамките на поликата ви за пътувания.

Индивидуален превоз до организирано групово събитие

Предстои ви участие в голяма конференция? Среща в главния офис в Лондон, която изисква присъствието на четирима служители от София?

Каквато и да е причината за груповите командировки, уверете се първо, че служителите ви са се координирали добре помежду си, за да спестите излишни разходи.

Ето някои от често срещаните грешки:

• Недобро предварително планиране или last-minute резервации, при които служителите могат да не се окажат на един и същ нискотарифен полет;
• Не успявате да получите пакетна оферта за престой на командированите в един и същи хотел;
• Липса на съгласуване при трансфера – служителите се придвижват индивидуално, вместо да наемат обща кола до хотела.

В случай, че в компанията ви няма назначен мениджър пътувания, възложете координацията на пътуването на  конкретен служител. Когато хората не са оставени сами да организират собствения си транспорт, фирмите могат да спестят много.

Висококатегорийни хотели на евтини места

Ако размерът на дневните командировъчни не зависи от града, приемете, че служителите ви ще се наслаждават много повече на престой в местата с по-ниски цени.

По същия начин, ако разходите за полети не се определят от разстоянието, или поне от разликата между вътрешни и международни полети, може да предположите, че служителите ще бъдат изкушени максимално да увеличат своя бюджет и личното си удобство.

Постигането на максимална ефективност на парите за бизнес пътувания изисква напълно оптимизиран бюджет. Това се постига със събирането и анализирането на всички данни от пътуванията и определянето на подходящи лимити на разходите. В противен случай може да се стигне до напрежение и неудовлетвореност от страна на служителите заради разходни ограничения.

Вашият бизнес не трябва да плаща за скъпи пътувания до евтини места, но в същото време служителите няма да оценят и лошите условия в големите градове. Това, което може да помогне в случая е определянето на по-справедлив размер на дневните командировъчни и формулирането на добра политика за пътуване въз основа на реалната ситуация.

За по-добро оптимизиране на бюджета, уверете се, че финансовият ви екип разполага с всички налични данни за пътуванията на компанията, както и че имате адекватна разходна фирмена политика, която диференцира цените по градове.

Намаляването на тези три вида разходи, може да помогне рязко да съкратите размера на парите, които отделяте за бизнес пътувания. По този начин ще разполагате с повече средства, това което наистина има значение.